Акт уничтожения документов это официальный документ, который констатирует факт передачи документов для последующего уничтожения.
Правила, определяющие в соответствии с действующим «законодательством» порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, следует применять системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена и он не потребуется в качестве доказательства.
Действия по отбору и передаче документов на последующее уничтожение могут предусматривать:
- непосредственное физическое уничтожение, включая перезапись и стирание файлов;
- дальнейшее хранение в структурном подразделении организации;
- перемещение в соответствующее хранилище или на соответствующий носитель (под контролем организации);
- передачу в другую организацию, которая приняла на себя ответственность за соответствующую деловую деятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации;
- передачу документов в хранилище, управляемое в интересах организации независимым поставщиком услуг по соответствующему контрактному соглашению;
- передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время как документы физически хранит организация-создатель;
- передачу в архив организации;
- передачу в архивные учреждения.
Акт уничтожения документов подписывается уполномоченными должностными лицами.
Принципы при физическом уничтожении документов:
- уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативной среды;
- документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
- уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные копии.
Акт уничтожения документов можно изменить под ваш случай, главное своевременно узнавать про изменения в законах, а для этого нужно подписаться на получение новостей .