Электронная трудовая книжка это дубликат бумажной трудовой книжки по содержанию. С цифровой трудовой книжкой сотрудник получит доступ к данным о трудовом стаже, а работодатель упростит регистрацию персонала.
Электронная трудовая книжка
Электронные трудовые книжки реализованы только в цифровом формате и физическая поддержка картотеки не предусмотрена. Работодатель может предоставить информацию о профессиональной деятельности застрахованного лица через офис застрахованного, специализированного оператора связи или связавшись со службой поддержки местного органа власти ПФР. Застрахованные также могут просматривать информацию в электронном картотеке через личный кабинет гражданина или портал государственных услуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости информация на электронной картотеке будет предоставлена в виде бумажной выписки. Он может быть предоставлена действующим или бывшим работодателем (на последнем месте работы), а также руководством Российского пенсионного фонда или Многофункционального центра общественных услуг (МФЦ). Услуга предоставляется без привязки к месту проживания или работы человека.
Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход на новый формат информации о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с согласия лица.
Единственным исключением будут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. Для таких людей вся информация о периодах работы первоначально будет храниться только в электронном виде без бумажной трудовой книжки.
Те, кто выбрал электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
Преимущества электронной трудовой книжки:
- удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
- минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
- дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
- снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
- дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
- использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
- высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Сведения в электронной трудовой книжке:
- Сведения о работнике;
- Дата приема, увольнения, перевода на другую работу;
- Место работы;
- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- Вид поручаемой работы;
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- Причины прекращения трудового договора.
Для работников, которые не ведут бумажную рабочую тетрадь, работодатель обязан предоставить информацию о трудовой деятельности за период работы с этим работодателем в порядке, указанном в заявлении работника (в бумажном или электронном виде), подписанный предварительной квалифицированной электронной подписью (если она имеется у работодателя):
- в течение рабочего периода не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
- в случае увольнения в день расторжения трудового договора.
Работник может подать эту декларацию в бумажном или электронном виде, отправив ее на адрес электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
Если в день расторжения трудового договора работодатель не может предоставить, уже бывшему работнику, данные о его трудовой деятельности у этого работодателя, то работодатель обязан отправить эти сведения на бумажном носителе заказным письмом на адрес работника.
В затруднительной ситуации Вы всегда можете воспользоваться бесплатной помощью наших юристов, адвокатов и специалистов.